Configureaza datele companiei, logo-ul, adresele de email, conturile bancare, semnatura, cota TVA si seriile de documente pentru ca acestea sa fie preluate automat pe documentele emise prin intermediul CRM-ului: oferte, contracte, acte aditionale, procese vrebale, facturi proforme, facturi fiscale si chitante.

Va oferim posibilitatea de a crea un profil pentru companie, iar datele introduse vor fi preluate automat in documentele emise catre clienti (oferte, contracte, acte aditionale, procese verbale, facturi, chitante).

Datele despre cont se pot edita din meniul Companie->Setari generale.

-> Profil

- logo-ul companiei
- modificati profilul companiei: adresa de email, numarul de telefon etc. Adresa de email si numarul de telefon introduse aici vor aparea automat pe ofertele emise de administratorul firmei. Pe ofertele emise de alti utilizatori se vor prelua datele acestora. In schimb, pe contractele, actele aditionale, procesele verbale emise la nivelul firmei, se vor utiliza intotdeauna adresa de email si numarul de telefon ale companiei, indiferent de utilizatorul care le emite.

-> Date firma

Informatiile despre companie se pot adauga/edita din Companie->Setari generale->Date Firma.
- completati toate informatiile despre companie in campurile dedicate (denumire, adresa, CUI, numar de inregistrare la registrul comertului, capital social).
Atat informatiile despre companie cat si logo-ul vor fi preluate automat in documentele emise prin intermediul CRM si trimise clientilor.
- Daca compania este platitoare de TVA, selectati DA la caseta TVA. In acest caz, prefixul „RO” se va adauga automat la CUI pe documentele emise. La emiterea facturii, se va include valoarea TVA aferenta cotei alese pentru serviciul/produsul facturat (cota poate fi selectata la emiterea facturii; implicit apare cota principala setata pe cont, dar aceasta se poate modifica pentru fiecare produs in momentul facturarii sau setarii facturii recurente).
- Scadere stoc - Alegeti DA doar daca ati introdus stocuri la produse si doriti ca acestea sa scada automat la emiterea facturii fiscale.
- Campul Despre Companie daca este completat, va aparea automat in sectiunea Despre Companie la generarea unei oferte.
- Semnatura (in format JPG sau PNG) se preia automat pe contracte, acte aditionale si procese verbale. Daca doriti sa semnati si ofertele, aveti optiunea de a adauga semnatura la emitere/editare.

-> Parola

De aici puteti modifica parola contului de administrare al companiei in platforma CRM AMC.

-> A2P

De aici puteti activa sau dezactiva autentificarea in doi pasi pentru a adauga un nivel suplimentar de securitate la contul tau. Aceasta functie ingreuneaza accesarea contului tau de catre persoane neautorizate.

-> Termeni contract

De aici poti edita termenii contractului ce se vor prelua automat la generarea unui contract nou.

-> Setari Notificari

In sectiunea Setari Notificari din Companie->Setari Companie puteti seta urmatoarele:

• Termen de plata facturi (zile): Un numar de zile in care clientul poate efectua plata. O factura este marcata automat cu statusul Termen depasit daca s-a depasit numarul de zile setat aici.
• Notificare expirare servicii/produse pe clienti: Seteaza un numar de zile si in functie de acesta sistemul te va notifica inainte ca un serviciu/client sa expire.
• Notificare expirare contract: Seteaza un numar de zile si in functie de acesta sistemul te va notifica inainte ca un contract sa expire.
• Notificare prin e-mail pentru contractele expirate: Seteaza un numar de zile si in functie de acesta atat pe e-mailul principal al contului cat si pe cel al clientul se va primi notificare inainte ca un contract sa expire.
• Notificare prin e-mail si SMS pentru facturile neincasate - dupa data scadentei: Puteti seta in cate zile se trimite notificare unui client pe e-mail si SMS dupa ce factura a fost marcata automat ca avand scadenta depasita.
Atentie! Pentru ca notificarile pentru clienti sa functioneze corect asigurati-va ca e-mailul salvat in profilul clientului este corect.

-> e-Factura

De aici poti alege numarul de zile la care facturile emise sa se trimita automat in SPV. Pana atunci puteti sa o editati, daca au aparut modificari.

-- Conturi bancare

Aici puteti adauga/edita/sterge conturile bancare detinute de companie. Facturile emise prin intermediul platformei CRM AMC preiau in antet datele bancii principale si la sfarsitul facturii datele bancilor secundare.

-- Cote TVA

In cazul in care firma dumneavoastra este platitoare de TVA, pentru a emite facturi, este necesar sa setati cota TVA. Puteti introduce mai multe cote TVA. In momentul generarii unei facturi aveti posibilitatea de a seta TVA-ul pentru fiecare produs in parte (daca este cazul).

-- Serie/Numar facturi proforme | Serie/Numar facturi fiscale | Serie/Numar chitante

Sunt tabele individuale, dar cu setari similare. Pentru emiterea unei facturi proforme, facturi fiscale sau chitante este necesar sa setati seria si primul numar al documentului. In cazul in care seria unei facturi sau chitante exista deja in contabilitate, va recomandam ca numarul sa fie cu 1 mai mare decat cel precedent. Astfel, se evita inregistrarea a doua facturi sau chitante cu acelasi numar si aceeasi serie in contabilitate. Numerele facturilor si chitantelor sunt generate automat (autoincrementare) la emiterea documentelor, pornind de la numarul setat initial in aceasta sectiune.

-- Grupuri Clienti

Puteti crea/edita liste de clienti/clienti potentiali si fiecare client il puteti adauga intr-o lista.

-- Departamente utilizatori/angajati

Butonul + Departament permite adaugarea departamentelor din companie. Ulterior la adaugare unei functii se alege departamentul de care apartine.

-- Drafturi Contracte

Foloseste butonul + Draft contract pentru a adauga mai multe drafturi de contract. Ulterior la crearea unui contract nou poti alege draftul pe care vrei sa-l folosesti. Drafturile raman in lista si pot fi editate si sterse.

-- Invitatii Trimise

Aici puteti verifica invitatiile trimise de dumneavoastra, precum si statusul acestora:
- Invitatie trimisa
- Cont activ
Primesti 90 de zile pentru fiecare invitatie concretizata, daca persoana invitata creeaza cont si achita un abonament pentru o perioada de 6 sau 12 luni.

Secțiunea " Companiile mele" permite administrarea mai multor companii dintr-un singur cont CRM AMC.

-> Lista Companii

In sectiunea "Companie->Companiile Mele->Lista Companii" poți vedea lista companiilor tale, compania principală si statutul fiecărei companii (principală sau secundară), pachetul activ și numărul de zile rămase din abonament. Funcționalitatea este ideală pentru antreprenori sau firme care gestionează mai multe entități juridice, oferind control rapid și acces unificat, fără a fi nevoie de conturi separate. Această funcționalitate îți economisește timp și simplifică administrarea, oferindu-ți acces rapid la toate companiile tale dintr-o singură interfață.

-> Adauga Companie

Sectiunea "Companie->Companiile Mele->Adauga Companie" îți permite să adaugi rapid o firmă nouă în contul tău CRM AMC. Prin introducerea CUI-ului, datele firmei sunt autocomplete automat, reducând timpul de completare și riscul de erori. Procesul este structurat în pași simpli, cu confirmarea datelor companiei, iar toate firmele adăugate vor putea fi gestionate ulterior dintr-un singur cont, folosind același email și aceeași parolă principală pentru autentificare.

Secțiunea "Facturi din CRM AMC" afișează toate facturile emise pentru compania ta, oferind o imagine clară asupra situației de facturare. Aici poți vedea rapid statusul facturilor, numărul și descrierea acestora, precum și valoarea totală, inclusiv TVA. Pagina permite căutarea rapidă a facturilor și accesul la acțiuni esențiale precum vizualizarea sau descărcarea documentelor, asigurând o evidență financiară clară și ușor de gestionat.

Functia "Utilizatori multipli" iti permite sa adaugi, modifici, dezactivezi, stergi alte conturi de utilizatori cu acces complet sau partial la actiunile din contul companiei.

• Adauga utilizatori
  • 1. Date Utilizator. Introduci numele, prenumele, adresa de mail, numarul de telefon, alegi functia pe care este angajat, si optional poti introduce salariul/ora si bonusurile, iar apoi parola de acces in casetele din zona Date utilizator. Daca lasi bifata caseta Utilizatorul are acces doar la actiunile lui (clientii, potentialii clienti, evenimentele si abonamentele proprii) inseamna ca utilizatorul creat de tine vede doar actiunile lui, daca doresti sa-i dai acces la toate actiunile companiei va trebui sa debifezi aceasta caseta.
  
  
  • 2. Permisiuni Utilizator. In aceasta zona poti alege functiile din platforma CRM la care utilizatorul are acces, indiferent daca este vorba doar de actiunile lui sau de toate actiunile companiei. Poti sa-i dai acces la toate functiile CRM-ului sau doar la o parte din ele.
  
  
  • 3. Accesare Conturi E-mail. Aici bifezi caseta/casetele de e-mail pe care doresti sa le poata accesa utilizatorul. Doar daca folosesti si functia de administrare mail-uri si ai adrese de mail configurate, in caz contract poti sari acest pas.
• Lista utilizatori. Aici poti vizualiza, edita, dezactiva sau sterge conturi de utilizatori din companie.


• Adăugare angajat. Această funcționalitate permite introducerea rapidă a datelor unui angajat în CRM AMC, pentru evidență internă și gestionare administrativă. Sunt completate informații esențiale precum nume, prenume, date de contact, funcție, salariu/oră, bonusuri și cheltuieli indirecte. Angajații adăugați prin această secțiune nu primesc automat cont de acces în platformă, datele fiind utilizate exclusiv pentru organizare, raportare și management intern.

Fiecare adresa de e-mail adaugata poate fi accesata din CRM AMC. In MailBox se preiau toate mesajele din adresa de e-mail selectata, permitand astfel organizarea si gestionarea mesajelor intr-un singur loc. Mesajele primite pe adresa accesata vor fi afisate cate 10 pe pagina. Aveti posibilitatea sa marcati orice mesaj ca fiind citit/necitit, sa il mutati in alt folder (Arhive/Ciorne/Spam/Gunoi/Inbox) sau sa il etichetati in functie de prioritati (Important/De facut/Mai tarziu/Personal/Serviciu).

Mai mult, toate mesajele primite pot fi citite, puteti vizualiza atasamentele, trimite un raspuns, redirectiona catre alta adresa de email, imprima mesajul sau chiar sterge. Pentru a usura gasirea unui mesaj, aveti posibilitatea de a-l cauta utilizand campul de cautare din dreapta sus.

Compunerea si trimiterea mesajelor este simpla, doar accesati Mailbox->Compune si introduceti datele dorite: Destinatarul, CC, BCC, Subiect si Mesaj. Daca aveti atasamente de adaugat, puteti incarca documente de pana la 25MB si trimite sau salva in ciorne, daca este cazul.

Pentru a nu pierde evenimente importante, CRM AMC permite adaugarea notificarilor intr-un calendar personal pentru fiecare utilizator. Pentru a adauga un eveniment puteti accesa Calendarul, apoi dati click pe Adauga Eveniment. In fereastra deschisa, puteti alege data si ora evenimentului, adauga un titlul, iar pentru o identificare mai usoara, puteti conecta evenimentul cu un client sau furnizor existent, daca este cazul.

Optional poti alege sa primesti notificare pe mail in ziua evenimentului sau cu o zi inainte de acesta.

Platforma CRM AMC iti ofera posibilitatea de a adauga serviciile companiei tale si de a le conecta cu anumiti clienti. Serviciile sunt structurate astfel incat sa poti genera diverse comparatii, analize, rapoarte sau oferte. Detaliile importante despre servicii si preturile acestora pot fi descarcate in format PDF si Excel folosind optiunile din capul tabelului din Lista de servicii.
Pentru a reduce timpul necesar adaugarii serviciilor, puteti introduce mai multe randuri doar apasand butonul +. Pentru a defini un serviciu/produs, aveti nevoie de Numele Serviciului/Produsului, Cod Identificare produs, Descriere, Pret, Perioada (valori predefinite: saptamana/luna/an/unic). Serviciile sunt globale si pot fi atribuite clientilor in aceeasi stare sau personalizate in functie de client.

Serviciile sunt utilizate in sectiunile Clienti/Furnizori si Ofertare. Acestea pot fi alocate furnizorilor si clientilor. Pentru fiecare serviciu/produs alocat unui client, aveti posibilitatea de a modifica pretul si de a adauga observatii pentru cazul in care doriti ca un anumit serviciu sa fie vandut cu preturi diferite pentru clienti diferiti. Modificarea pretului unui serviciu/produs este individuala si nu presupune schimbarea datelor din produsele/serviciile initiale gasite in Lista Servicii din Servicii Clienti.
Serviciile/produsele pot fi atasate ofertelor create pentru diferiti clienti.

Scopul CRM-ului creat de AMC WEBSOFT SRL este de a usura munca companiilor mici si mijlocii, ajutandu-le sa se dezvolte mai rapid si eficinet.

In Lista Clienti potentiali sunt afisati toti clientii potentiali ai companiei dumneavoastra.
Tabelul contine link-uri rapide precum website-ul companiei respective, notitele adaugate, ofertele create. Daca clientul potential are un numar de telefon valid puteti apela direct din aplicatie sau trimite mesaj pe whatsapp folosind iconitele din zonele Mobil/Whatsapp. Adaugand un e-mail valid al firmei respective puteti trimite mesaje folosind adresa de e-mail cu care v-ati conectat la pasul Accesare conturi E-mail. Editarea unui client potential se poate face din Actiuni -> Editeaza sau facand click pe numele acestuia.

Pentru ca tot sistemul nostru functioneaza pe baza e-mailului adaugat ne-am gandit sa usuram procesul de adaugare clienti. Cererile noi de oferta trimise pe e-mailul dumneavostra pot fi marcate ca fiind de la Clienti potentiali. In corpul mesajului primit dati clic pe Transforma in client potential. Dupa introducerea acestuia in lista de Clienti Potentiali puteti crea oferta. In cazul in care una dintre ofertele trimise unui client potential este acceptata de acesta veti putea sa il mutati in lista Clienti accesand Administreaza Client Potential -> Transforma in client.

-> Trimite E-mail

Daca ati configurat e-mailul companiei dumneavoastra puteti trimite e-mailuri fiecarui client potential accesand Trimite e-mail din Administrare client.
Se va prelua automat adresa de e-mail principala a companiei. Serviciul Trimitere e-mail va permite sa adaugati CC si BCC, subiect, mesaj si atasamente (dimensiunea maxima a atasamentelor sa nu depaseasca 25MB).

-> Crearea unei oferte

O functionalitate importanta oferita de aplicatia CRM AMC este crearea ofertelor. Acesta va scapa de nenumaratele foldere si fisiere de pe desktop, oferind avantajul ca documentele generate sunt stocate pe serverele noastre si sunt accesibile de oriunde si oricand. Astfel, puteti urmari cu usurinta care oferte au fost trimise clientilor si care nu. Puteti opta pentru crearea unei oferte noi sau pentru editarea unei oferte existente.
Ofertele personalizate pot fi trimise oricarui client adaugat in lista de clienti. Sunt disponibile doua sabloane predefinite. O oferta contine date despre firma dumneavoastra, logo-ul acesteia si informatiile ofertei. Pentru a usura procesul de creare a unei oferte va oferim posibilitatea de a adauga serviciile atribuite fiecarui client.
Atasarea unui serviciu in oferta: Pentru a atasa un serviciu sau produs in oferta dumneavoastra trebuie sa dati click pe butonul Adauga servicii/produse. In casuta noua deschisa selectati din lista de produse si apasati pe Adauga. Serviciile afisate in lista nu sunt cele atribuite fiecarui client deoarece ele trebuie acceptate prin contract inainte de a le adauga in lista.

Ofertele salvate se gasesc in sectiunea Lista Oferte din Administrarea Clientului. Acestea au statusul Netrimis, nu se trimit odata apasat butonul Salveaza.

-> Adauga notite

Folositi butonul Adauga notite pentru cientii potentiali. De exemplu: de revenit cu un apel in data de ...

-> Lista evenimente

In administrarea unu client se pot vizualiza/adauga evenimente care sunt in stransa legatura cu clientul respectiv. Lista evenimentelor este conectata cu un calendar universal al aplicatiei. Aici puteti adauga evenimente pe o anumita data si ora din viitor cu anumite mentiuni (de exemplu: “De trimis oferta”).
Toate evenimentele adaugate tuturor clientilor/furnizorilor se pot vizualiza in Calendar.

-> Transforma in client

In momentul in care un client potential este de acord cu oferta propusa puteti sa-l transformati in Client si sa continuati administrarea acestuia cu generare de contracte, emitere facturi si incasari.

1. Automat. Adaugarea automata a unui client potential este simpla si rapida. Aceasta se face din e-mailul companiei integrat in platforma CRM AMC. Deschideti mailul din platforma si apasati butonul Transforma in Potential Client. Datele clientului potential vor fi preluate automat din e-mail, iar descrierea din e-mail va fi copiata in zona Observatii a clientului potential.

2. Manual. Adauga fiecare client potential in sectiunea Clienti Potentiali->Adauga Client Potential. Adaugarea unui client potential este simpla si rapida. Daca este persoana juridica trebuie doar sa introduceti CUI-ul companiei, iar noi preluam toate datele publice ale acesteia si le punem in formular. In pasul urmator, dumneavoastra trebuie sa verificati datele introduse si sa completati cu informatii lipsa, precum: Numarul de telefon al persoanei de contact, adresa de e-mail, .... Puteti adauga si observatii pe care numai dumneavoastra le puteti vedea si website-ul/urile companiei respective.
Daca este vorba despre o persoana fizica datele se introduc manual in formular.

Secțiunea Listă formulare gestionează toate formularele definite în CRM AMC și expune informații esențiale pentru identificare și integrare. Fiecare formular este asociat cu o cheie publică unică, utilizată pentru acces extern și conectare cu aplicații sau website-uri terțe, fără a fi necesară autentificarea în platformă.

Sectiunea Adaugă formular permite crearea și configurarea unui formular personalizat pentru colectarea datelor de tip lead, destinat integrării externe. Formularul poate fi utilizat pe orice website sau aplicație, iar datele colectate sunt centralizate automat în CRM AMC.
În zona de setări generale se definește denumirea formularului, opțional o adresă de redirect după submit (ex. pagină de mulțumire) și grupa în care vor fi încadrați automat clienții potențiali generați.
Formularul suportă configurare separată pentru:

• 1. Persoane Fizice
• 2. Persoane Juridice

Scopul principal al CRM AMC este de a usura munca companiilor mici si mijlocii in relatia cu clientii si de a le ajuta sa creasca mai rapid.

In Lista Clienti sunt afisati toti clientii companiei dumneavoastra.
Tabelul contine link-uri rapide precum website-ul companiei respective, serviciile atribuite clientului sau alte observatii. Daca un client are un numar de telefon valid puteti apela direct din aplicatie sau trimite mesaj pe whatsapp folosind iconitele din zonele Mobil/Whatsapp. Adaugand un e-mail valid al firmei respective puteti trimite mesaje folosind adresa de e-mail cu care v-ati conectat la pasul Accesare conturi E-mail. Editarea unui client se poate face din Actiuni->Editeaza sau facand click pe numele acestuia.

Pentru fiecare client CRM AMC va pune la dispozitie un panou de administrare continand servicii precum:

Gestionare Client - Trimite E-mail

Daca ati configurat e-mailul companiei dumneavoastra puteti trimite e-mailuri fiecarui client accesand Trimite e-mail din Administrare Client.
Se va prelua automat adresa de e-mail principala a companiei. Serviciul Trimitere e-mail va permite sa adaugati CC si BCC, subiect, mesaj si atasamente (dimensiunea maxima a atasamentelor sa nu depaseasca 25MB).

Gestionare Client - Servicii/Produse

Aveti posibilitatea de a asigna servicii/produse diferite pentru fiecare client din lista dumneavoastra. Daca inca nu ati configurat serviciile/produsele companiei va rugam accesati Servicii/Produse Clienti si consultati instructiunile de la punctul Servicii/Produse. Pentru atribuirea acestora unui client este de ajuns sa bifati casuta corespunzatoare serviciului/produsului ales si sa dati click pe Salveza. Daca pentru un anumit client serviciul selectat are alt pret sau doriti sa adaugati cantitatea ori alte observatii puteti modifica campurile Pret, Bucata, Observatii.

Gestionare Client - Creare oferta

Una dintre functionalitatile oferite de platforma CRM AMC este Crearea unei oferte. Acest lucru va scapa de nenumaratele foldere si fisiere de pe desktop, iar unul dintre avantajele acestuia este ca documentele generate sunt stocate pe serverele noastre, in siguranta, fiind accesibile oriunde si oricand. In felul acesta puteti vedea cu usurinta care dintre oferte au fost trimise catre clienti si care nu. Puteti opta fie pentru a crea o oferta noua, fie pentru a selecta si edita o oferta existenta.
Se pot trimite oferte personalizate oricarui client adaugat in lista de clienti. Sunt predefinite doua sabloane. O oferta contine date despre firma dumneavoastra, logo-ul acesteia si informatiile ofertei. Pentru a usura procesul de creare a unei oferte va oferim posibilitatea de a adauga serviciile atribuite fiecarui client.
Atasarea unui serviciu in oferta: Pentru a atasa un serviciu sau produs in oferta dumneavoastra trebuie sa dati click pe butonul Adauga servicii/produse. In casuta noua deschisa selectati din lista de produse si apasati pe Adauga. Serviciile afisate in lista nu sunt cele atribuite fiecarui client deoarece ele trebuie acceptate prin contract inainte de a le adauga in lista.

Ofertele salvate se gasesc in sectiunea Lista Oferte din Administrarea Clientului. Acestea au statusul Netrimis, nu se trimit odata apasat butonul Salveaza.

Gestionare Client - Generare Contract

In momentul in care un client este de acord cu oferta propusa si generata la pasul anterior puteti trece la pasul urmator si anume Generarea unui contract.

Gestionare Client - Emitere Proforma/Fiscala/Aviz

Inainte sa utilizati serviciul Emite Proforma/Factura trebuie sa aveti setata o data pentru Termen de plata, sau macar o serie si numarul de start si o cota TVA, daca firma dumneavoastra este platitoare de TVA.


Daca nu aveti una dintre setarile mentionate, mai putin termenul de plata, nu puteti emite facturi.
• Pentru informatii despre setarea unui termen de plata puteti accesa: Setari Notificari. Setarea termenului de plata nu este obligatorie, acesta se poate modifica in timpul generarii unei facturi dand click pe iconita de calendar.
• Pentru informatii cu privire la serie si numar accesati: Serie/Nr facturi proforme | Serie/Nr facturi fiscale | Serie/Nr chitante Este important sa aveti cel putin o serie setata pentru fiecare.
• Daca nu aveti atribuite servicii/produse clientului respectiv puteti afla mai multe din: Lista Servicii sau puteti factura servicii/produse globale si se asigneaza automat la client.
• In cazul in care societatea este platitoare de TVA si nu a fost setata cota TVA, accesati: Cota TVA.

Daca toate aceste detalii sunt setate puteti trimite facturi proforme/fiscale clientilor. Termenul de plata este generat automat in functie de numarul de zile pe care l-ati adaugat in sectiunea Companie->Profil->Setari Notificari. Acesta se poate oricand edita, in functie de factura/client.
Serviciile/Produsele apar la inceputul listei atribuite fiecarui client. In cazul in care doriti alta cantitate sau alt pret aveti posibilitatea de a le modifica inainte de emitera facturii. Facturile generate nu se trimit automat.

Factura proforma. Dupa emitere puteti sa o trimiteti direct pe mailul clientului folosind functia Trimite Mail din tabelul Lista Facturi Proforme dand click pe iconita din dreptul facturii proforme pe care doriti sa o trimiteti din coloana Actiuni. In momentul in care ati trimis o factura, aceasta se va marca ca fiind Trimisa.

Factura fiscala. Dupa emitere puteti sa o trimiteti direct pe mailul clientului folosind functia Trimite Mail din tabelul Lista Facturi Fiscale dand click pe iconita din dreptul facturii fiscale pe care doriti sa o trimiteti din coloana Actiuni. In momentul in care ati trimis o factura, aceasta se va marca ca fiind Trimisa.

Gestionare Client - Setare Factura Recurenta

Serviciul Factura Recurenta utilizeaza, in mare parte, aceleasi date pe care le foloseste si serviciul Emitere Factura Fiscala.

Ce aduce in plus o factura recurenta sunt: Frecventa si Numarul. De exemplu, daca o factura este setata cu frecventa Lunar, iar numarul este 3, clientul primeste un e-mail cu factura atasata in format PDF in fiecare luna timp de 3 luni. Facturile Recurente se trimit automat pe e-mail la data setata.

Actiuni factura

Se pot efectua o serie de operatii asupra unei facturi emise folosind:

1. Gestioneaza factura permite:

• • anularea facturii
• • stornarea partiala sau totala a facturii. La stornarea partiala se emit doua facturi. Prima factura se va emite cu "-" suma stornata, iar pentru diferenta se emite separat o factura noua. La stornarea totala se emite o factura cu "-" pentru acceasi valoare din factura initiala.
• • editarea facturii
• • vizualizarea facturii
• • descarcarea facturii
• • trimiterea facturii pe e-mail
• • incasarea facturii
• 
  

  2. Vizualizeaza factura permite deschiderea facturii într-un tab nou, în format PDF, exclusiv pentru vizualizare.

  3. Descarcă factura PDF permite descarcarea facturii in format PDF.

  
  4. Trimite e-mail factura PDF permite expedierea facturii pe e-mailul clientului. Daca factura a fost trimisa butonul se modifica in Retrimitere e-mail.

  5. Editează factura permite modificarea informațiilor facturii, în funcție de drepturile și stadiul documentului.

  6. Încasează factura permite înregistrarea unei încasări pentru factura selectată, totală sau parțială, actualizând automat soldul.

  7. Stornează factura permite stornarea facturii, integral sau parțial, cu generarea documentelor contabile aferente.

  8. Anulează factura permite anularea facturii, în conformitate cu regulile fiscale aplicabile.

  9. Șterge factura permite ștergerea facturilor proforme (numărul NU se recuperează);
  pentru facturile fiscale, ștergerea este permisă doar pentru ultima factură din serie, caz în care numerotarea revine.

  10. e-Factura in SPV permite trimiterea directa a facturii in SPV. Operatia este posibila doar dupa autorizarea CRM AMC in SPV. Pentru informatii privind autorizarea pentru transmiterea facturii in SPV accesati: e-Factura.

  11. Descarcă e-Factura XML permite descărcarea facturii în format XML, compatibil cu sistemul e-Factura, pentru încărcare manuală în SPV.

  Gestionare Client - Incasarea facturilor proforme/fiscale

  Prin intermediul platformei CRM AMC incasarea facturilor proforme/fiscale poate fi facuta:
  1. Incasare cu cardul. Daca factura incasata este de tip Proforma, in momentul incasarii se emite automat factura fiscala aferenta si compania primeste un e-mail de informare. Daca este factura fiscala compania primeste doar e-mail de informare.
  2. Incasare prin transfer bancar. In momentul trecerii facturii in statusul incasata se poate nota si numarul ordinului de plata si data incasarii.
  3. Incasare cash (emitere chitanta). In momentul incasarii se alege la Tip plata, Cash si daca optiunea Genereaza chitanta automat este bifata se genereaza chitanta aferenta.

  Afiseaza notite / Adauga notite

  Acesta zona din sectiunea client permite afisarea, modificarea, adaugarea notitelor pentru clientul respectiv.

  Lista evenimente

  In adminsitrarea unui client se pot vizualiza/adauga evenimente care au legatura cu clientul respectiv. Lista evenimentelor este conectata cu un calendar universal al aplicatiei. Aici puteti adauga evenimente pentru o anumita data si ora din viitor cu anumite mentiuni (de exemplu: “De trimis oferta”).
  Toate evenimentele adaugate tuturor clientilor/furnizorilor se pot vizualiza in Calendar.

  Contracte/AA/Anexe/PV

  In sectiunea Clienti->Listă clienți->Gestionează client->Contracte/AA/Anexe/PV permite generarea automată a contractelor direct din CRM, pe baza datelor existente, eliminând complet redactarea manuală a documentelor.

  Pentru o evidență clară a stadiului fiecărui contract, sistemul include statusuri dedicate:

  • •Trimis / Netrimis
  • •Semnat / Nesemnat
  • •Expirat
  • •Prelungit
  • •Anulat
  • •Act adițional

  Din meniul Acțiuni, contractul poate fi trimis prin email către client. Emailul conține un link securizat prin care beneficiarul poate accesa contractul, completa datele necesare și îl poate semna, fără a fi necesară autentificarea în platformă.

  Sunt disponibile două metode de semnare, accesibile direct din email:

  • Semnare olografă, realizată direct în browser, folosind mouse-ul sau ecranul tactil;
  • Semnare digitală, prin mecanisme de semnătură electronică, asigurând validitatea juridică a documentului.
  
  

  Acest flux permite gestionarea completă a contractelor, de la generare și transmitere, până la semnare și arhivare, într-un mod rapid și securizat.

Consideram ca este important sa tineti o evidenta a cheltuielilor periodice din compania dumeavoastra, fie ca este vorba despre facturile la curent, ori la internet, chirie sau alte utilitati. De aceea, CRM AMC va pune la dispozitie sectiunea Furnizori. Introducerea facturilor primite este manuala, dar pasii sunt asemanatori cu cei de la sectiunea Clienti. Pentru fiecare factura introdusa, platforma noastra va avertiza cu 7 zile inainte de data scadentei, in cazul in care factura nu este marcata ca fiind platita. De asemenea platforma CRM va avertiza permanent pentru facturile cu termen depasit pana cand factura este marcata ca fiind platita.

Puteti genera cu usurinta rapoarte lunare, trimestriale, anuale sau pe orice perioada de timp doriti pentru o mai buna gestionare a resurselor. Aceste rapoarte se pot exporta in formatul dorit din optiunile afisate (Excel, PDF sau Printare).

Adaugarea unui furnizor este similara cu adaugarea unui Client. Aveti nevoie doar de CUI-ul furnizorului, iar noi preluam toate datele esentiale. In cazul in care observati ca anumite date lipsesc (de exemplu: adresa de e-mail sau numarul de telefon) le puteti completa manual in formularul afisat inainte de salvarea acestuia. Serviciile unui furnizor sunt independente fata de cele de la clienti. Acestea au mai mult rolul de observatii, ele nefiind preluate pe alte documente. Sunt create doar pentru a ajuta la identificarea rolului unui furnizor.

Pentru import rapid, utilizați butonul "Importă furnizori" din partea dreaptă sus a paginii. Acesta permite încărcarea unui fișier CSV structurat corespunzător, prin care pot fi adăugați simultan mai mulți furnizori, reducând semnificativ timpul necesar introducerii manuale a datelor.

Facturi Furnizori

Introducerea facturilor primite se face fie manual prin adaugarea fiecarei facturi direct in platforma fie prin incarcarea acestora cu ajutorul unui fisier .CSV. Pentru incarcare din fisier este important sa se respecte campurile. Va rugam sa descarcati modelul CSV, folosind butonul "Descarca model CSV", sa completati campurile din tabel si sa-l urcati in platforma folosind butonul "Importa facturi furnizori". Pentru fiecare factura introdusa, platforma noastra va va avertiza cu 7 zile inainte de data scadentei, in cazul in care factura nu este marcata ca fiind platita. De asemenea platforma CRM va va avertiza permanent pentru facturile cu termen depasit pana cand factura este marcata ca fiind platita.

CERINTE pentru fisierul .CSV

• • in coloana Status puneti 1 pentru facturi platite si 0 pentru facturi neplatite
• • respecati formatul de date din model si anume: zz.ll.aaaa
• • moneda o completati astfel: RON, EUR, USD, GBP

Pentru toate datele introduse in platforma noi va generam rapoarte. Astfel, este mai usor de vizualizat cate dintre facturi au fost incasate, ce incasari si cati clienti noi aveti, cate oferte sau facturi sunt emise, ori cate contracte sunt generate. Toate rapoartele se pot genera pe o perioada definita de timp: o data de inceput si o data de sfarsit. De retinut faptul ca la accesarea unui raport este afisata toata perioada.
Atat data de inceput cat si cea de sfarsit se pot edita.

Rapoarte servicii/produse atribuite la clienti/clienti potentiali in platforma CRM AMC

Rapoarte clienti/clienti potentiali adaugati in platforma CRM AMC

Rapoarte oferte emise prin intermediul platformei CRM AMC

Rapoarte contracte generate prin intermediul platformei CRM AMC sau externe

Rapoarte facturi emise prin intermediul platformei CRM AMC

Particularitatile facturilor fiscale sunt:
Vizualizare factura PDF
Descarcare factura PDF
Descarcare arhiva e-Eactura din SPV
Factura a fost trimisa in ANAF RO e-Factura cu succes
Factura a fost trimisa in ANAF RO e-Factura. Nu a fost preluata inca. Verificati peste cateva minute.
Factura nu a fost trimisa in ANAF RO e-factura. Prezinta erori de validare. Verificati, remediati si retrimiteti
Permite plata cu cardul online
Factura recurenta (Abonament)

Statusurile facturilor fiscale sunt:
Neincasata
Incasata
Neincasata. Termen depasit.
Factura a fost trimisa clientului pe e-mail
Factura NU a fost trimisa clientului pe e-mail

Rapoarte incasari

Incasarea facturilor proforme/fiscale poate fi verificata in zona Rapoarte -> Incasari.

Statusurile facturilor incasate sunt:
Plata cu cardul
Transfer bancar
Cash

Rapoarte plati furnizori pentru facturile existente in platforma CRM AMC (primite prin SPV sau adaugate manual)

Evidenta facturilor primite de la furnizori prin intermediul SPV si a celor adaugate manual poate fi verificata in zona Rapoarte -> Plati furnizori.

Particularitatile facturilor primite de la furnizori sunt:
Factura primita de la furnizor a fost preluata automat din SPV
Descarcare factura PDF primita de la furnizor prin e-Factura
Descarcare arhiva e-Eactura primita de le furnizor din SPV

Statusurile platilor catre furnizori sunt:
Neplatita
Platita
Neplatita. Termen depasit.

Rapoarte activitate utilizatori

Rapoarte facturi proforme emise

Această secțiune permite vizualizarea și analizarea facturilor proforme emise, pe baza unor filtre avansate precum perioada de emitere, client, agent, monedă, categorie sau grupă. Datele sunt afișate centralizat, cu valori detaliate și pot fi exportate în format CSV pentru raportare sau analiză externă.

Rapoarte avize însotire marfă

Secțiunea Rapoarte avize de însoțire marfă permite interogarea și afișarea tuturor avizelor de însoțire emise, utilizând filtre avansate precum interval de emitere, serie/număr, client, agent, monedă, categorie și grupă. Rezultatele sunt afișate tabelar, cu valori detaliate, și pot fi exportate în format CSV pentru procesare ulterioară în aplicații externe sau sisteme de raportare.

Descarca automat atat e-Facturile trimise catre clienti (indiferent de programul de facturare folosit pentru emitere) cat si cele primite de la furnizori din Spatiul Virtual Privat de la ANAF.

Descarca automat din SPV facturile trimise catre clienti, indiferent de programul de facturare folosit pentru emiterea acestora, atat in format PDF, cat si in format ZIP. De asemenea, e-Facturile trimise si primite pot fi descarcate fie individual, fie in grup, pe o anumita perioada de timp aleasa de tine.

Descarca automat din SPV facturile primite de la furnizori. De asemenea, e-Facturile primite pot fi descarcate, atat individual cat si in grup, pe o anumita perioada de timp aleasa de tine.

Actiunile asupra e-Facturilor sunt:
Descarca PDF Exporta varianta PDF a e-Facturilor din SPV pentru facturile selectate in pagina curenta.
Descarca ZIP Exporta varianta XML a e-Facturilor din SPV pentru facturile selectate in pagina curenta.

-> NetopiaPayments

Daca doriti ca un client sa poata efectua plata cu cardul este necesar sa aveti un cont de comerciant valid mobilPay. Daca nu detineti un cont mobilPay ne puteti contacta pentru creare, configurare si activare utilizand adresa de e-mail: suport@crmamc.ro sau accesati pagina www.netopia-payments.com.
Integrarea platii cu cardul necesita Contul de utilizator, Identificatorul de cont de comerciant si parola contului.
Obtinerea Identificatorului de cont de comerciant se face astfel:
• Accesati admin.netopia-payments.com si va autentificati in cont folosind numele de utilizator si parola.
• In cont accesati Puncte de vanzare -> Vezi Lista Punctelor de Vanzare


• In pagina deschisa este afisata o lista care cuprinde conturile care au fost create. In dreptul contului creat pentru link de plata pe factura accesati butonul SETARI TEHNICE si copiati codul, din dreptul Semnatura:, adica Cheie unica ce identifica punctul tau de vanzare in procesul de plata (cheia este de forma: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX).



• Dupa completarea datelor explicate mai sus in platforma CRM AMC puteti da click pe Salveaza setari.

Atentie!!! Integrarea platii cu cardul cu succes va permite afisarea casutei Permite Plata cu cardul online la generarea unei facturi. Doar dupa bifarea casutei veti putea trimite facturi ce contin butonul de plata cu cardul.

-> EuPlatesc

Integrarea platii cu cardul EuPlatesc necesita Identificator cont comerciant (MID) si Cheie privata (KEY).
Acestea se obtin de la furnizorul de plata dupa semnarea contractului.