Configureaza datele companiei, logo-ul, adresele de email, conturile bancare, semnatura, cota TVA si seriile de documente pentru ca acestea sa fie preluate automat pe documentele emise prin intermediul CRM-ului: oferte, contracte, acte aditionale, procese vrebale, facturi proforme, facturi fiscale si chitante.

Va oferim posibilitatea de a crea un profil pentru companie, iar datele introduse vor fi preluate automat in documentele emise catre clienti (oferte, contracte, acte aditionale, procese verbale, facturi, chitante).

Datele despre cont se pot edita din meniul Companie->Setari generale.

-> Profil

- logo-ul companiei
- modificati profilul companiei: adresa de email, numarul de telefon etc. Adresa de email si numarul de telefon introduse aici vor aparea automat pe ofertele emise de administratorul firmei. Pe ofertele emise de alti utilizatori se vor prelua datele acestora. In schimb, pe contractele, actele aditionale, procesele verbale emise la nivelul firmei, se vor utiliza intotdeauna adresa de email si numarul de telefon ale companiei, indiferent de utilizatorul care le emite.
- setati daca doriti sa apareti in planificatorul de concedii pentru anul curent.

-> Date firma

Informatiile despre companie se pot adauga/edita din Companie->Setari generale->Date Firma.
- completati toate informatiile despre companie in campurile dedicate (denumire, adresa, CUI, numar de inregistrare la registrul comertului, capital social).
Atat informatiile despre companie cat si logo-ul vor fi preluate automat in documentele emise prin intermediul CRM si trimise clientilor.
- Daca compania este platitoare de TVA, selectati DA la caseta TVA. In acest caz, prefixul „RO” se va adauga automat la CUI pe documentele emise. La emiterea facturii, se va include valoarea TVA aferenta cotei alese pentru serviciul/produsul facturat (cota poate fi selectata la emiterea facturii; implicit apare cota principala setata pe cont, dar aceasta se poate modifica pentru fiecare produs in momentul facturarii sau setarii facturii recurente).
- Scadere stoc - Alegeti DA doar daca ati introdus stocuri la produse si doriti ca acestea sa scada automat la emiterea facturii fiscale.
- Campul Despre Companie daca este completat, va aparea automat in sectiunea Despre Companie la generarea unei oferte.
- Semnatura (in format JPG sau PNG) se preia automat pe contracte, acte aditionale si procese verbale. Daca doriti sa semnati si ofertele, aveti optiunea de a adauga semnatura la emitere/editare.

-> Parola

De aici puteti modifica parola contului de administrare al companiei in platforma CRM AMC.

-> A2P

De aici puteti activa sau dezactiva autentificarea in doi pasi pentru a adauga un nivel suplimentar de securitate la contul tau. Aceasta functie ingreuneaza accesarea contului tau de catre persoane neautorizate.

-> Termeni contract

De aici poti edita termenii contractului ce se vor prelua automat la generarea unui contract nou.

-> Setari Notificari

In sectiunea Setari Notificari din Companie->Setari Companie puteti seta urmatoarele:

• Notificare expirare servicii/produse pe clienti: Sistemul transmite o alerta cu un numar stabilit de zile inainte ca serviciul sau produsul unui client sa expire.
• Notificare status oferta neschimbat: Utilizatorul este notificat automat daca stadiul unei oferte ramane nemodificat dupa depasirea numarului de zile configurat.
• Notificare prin e-mail pentru ofertele emise: La implinirea intervalului de zile setat de la emitere, CRM-ul trimite automat un e-mail de reamintire atat utilizatorului care a creat oferta, cat si clientului vizat.
• Notificare expirare contract: Sistemul genereaza o alerta inainte de termenul de finalizare al unui contract, in functie de preavizul in zile selectat de utilizator.
• Notificare prin e-mail pentru contracte expirate: Atat administratorul contului, cat si clientul primesc o instiintare pe e-mail cu un numar de zile inainte ca un contract sa devina inactiv.
• Termen de plata facturi (zile): Defineste intervalul de timp in care un client poate achita o factura, documentul primind automat statusul Termen depasit imediat dupa expirarea acestor zile.
• Notificare e-mail pentru facturi neincasate (inainte de scadenta): Sistemul trimite un e-mail de reamintire clientului cu un numar de zile inainte ca factura sa ajunga la data scadenta.
• Notificare e-mail pentru facturi neincasate (dupa scadenta): Permite setarea unui numar de zile dupa care clientul va fi notificat pe e-mail ca a depasit termenul legal de plata a facturii.
• Notificare SMS pentru facturi neincasate (dupa scadenta): Trimite automat o alerta prin SMS catre client la un numar de zile selectat dupa ce factura a fost marcata cu scadenta depasita.


Atentie! Pentru ca notificarile pentru clienti sa functioneze corect, asigurati-va ca e-mailul si numarul de telefon salvate in profilul clientului sunt corecte.

-> e-Factura

De aici poti alege numarul de zile la care facturile emise sa se trimita automat in SPV. Pana atunci puteti sa o editati, daca au aparut modificari.

-- Banci/Conturi bancare

Aici puteti adauga/edita/sterge conturile bancare detinute de companie. Facturile emise prin intermediul platformei CRM AMC preiau in antet datele bancii principale si la sfarsitul facturii datele bancilor secundare.

-- Cote TVA

In cazul in care firma dumneavoastra este platitoare de TVA, pentru a emite facturi, este necesar sa setati cota TVA. Puteti introduce mai multe cote TVA. In momentul generarii unei facturi aveti posibilitatea de a seta TVA-ul pentru fiecare produs in parte (daca este cazul).

Serie/Numar comenzi | Serie/Numar facturi proforme | Serie/Numar facturi fiscale | Serie/Numar chitante | Serie/Numar avize de insotire marfa

Sunt tabele individuale, dar cu setari similare. Pentru emiterea unei facturi proforme, facturi fiscale sau chitante este necesar sa setati seria si primul numar al documentului. In cazul in care seria unei facturi sau chitante exista deja in contabilitate, va recomandam ca numarul sa fie cu 1 mai mare decat cel precedent. Astfel, se evita inregistrarea a doua facturi sau chitante cu acelasi numar si aceeasi serie in contabilitate. Numerele facturilor si chitantelor sunt generate automat (autoincrementare) la emiterea documentelor, pornind de la numarul setat initial in aceasta sectiune.

-- Grupe clienti/potentiali

Puteti crea/edita liste de clienti/clienti potentiali si fiecare client il puteti adauga intr-o lista. Clientilor potentiali si activi li se pot asigna grupe comune, complet configurabile.

--Grupe servicii/produse

Noul sistem iti permite sa definesti manual conexiuni strategice intre diferite categorii din catalog, oferind control deplin in asocierea grupelor complementare conform strategiei tale comerciale. Functionalitatea este accesibila in sectiunea Companie -> Setari generale -> Grupe servicii/produse si este disponibila exclusiv pentru pachetele CRM Starter si CRM Premium.

-- Stadii clienti/potentiali

Foloseste butonul + Stadii pentru a vizualiza si sa gestionezi intregul parcurs al unui contact, de la prima interactiune pana la transformarea lui in client fidel. Stadiile sunt complet configurabile.

-- Departamente utilizatori/angajati

Butonul + Departament permite adaugarea departamentelor din companie. Ulterior la adaugare unei functii se alege departamentul de care apartine.

-- Drafturi Contracte

Foloseste butonul + Draft contract pentru a adauga mai multe drafturi de contract. Ulterior la crearea unui contract nou poti alege draftul pe care vrei sa-l folosesti. Drafturile raman in lista si pot fi editate si sterse.

-- Invitatii Trimise

Aici puteti verifica invitatiile trimise de dumneavoastra, precum si statusul acestora:
- Invitatie trimisa
- Cont activ
Primesti 90 de zile pentru fiecare invitatie concretizata, daca persoana invitata creeaza cont si achita un abonament pentru o perioada de 6 sau 12 luni.

Sectiunea " Companiile mele" permite administrarea mai multor companii dintr-un singur cont CRM AMC.

-> Lista Companii

In sectiunea "Companie->Companiile Mele->Lista Companii" poti vedea lista companiilor tale, compania principala si statutul fiecarei companii (principala sau secundara), pachetul activ si numarul de zile ramase din abonament. Functionalitatea este ideala pentru antreprenori sau firme care gestioneaza mai multe entitati juridice, oferind control rapid si acces unificat, fara a fi nevoie de conturi separate. Aceasta functionalitate iti economiseste timp si simplifica administrarea, oferindu-ti acces rapid la toate companiile tale dintr-o singura interfata.

-> Adauga Companie

Sectiunea "Companie->Companiile Mele->Adauga Companie" iti permite sa adaugi rapid o firma noua in contul tau CRM AMC. Prin introducerea CUI-ului, datele firmei sunt autocomplete automat, reducand timpul de completare si riscul de erori. Procesul este structurat in pasi simpli, cu confirmarea datelor companiei, iar toate firmele adaugate vor putea fi gestionate ulterior dintr-un singur cont, folosind acelasi email si aceeasi parola principala pentru autentificare.

Sectiunea "Facturi din CRM AMC" afiseaza toate facturile emise pentru compania ta, oferind o imagine clara asupra situatiei de facturare. Aici poti vedea rapid statusul facturilor, numarul si descrierea acestora, precum si valoarea totala, inclusiv TVA. Pagina permite cautarea rapida a facturilor si accesul la actiuni esentiale precum vizualizarea sau descarcarea documentelor, asigurand o evidenta financiara clara si usor de gestionat.

Functia "Utilizatori multipli" iti permite sa adaugi, modifici, dezactivezi, stergi alte conturi de utilizatori cu acces complet sau partial la actiunile din contul companiei.

• Adauga utilizatori
  • 1. Date Utilizator. Introduci numele, prenumele, adresa de mail, numarul de telefon, alegi functia pe care este angajat, si optional poti introduce salariul/ora si bonusurile, iar apoi parola de acces in casetele din zona Date utilizator. Daca lasi bifata caseta Utilizatorul are acces doar la actiunile lui (clientii, potentialii clienti, evenimentele si abonamentele proprii) inseamna ca utilizatorul creat de tine vede doar actiunile lui, daca doresti sa-i dai acces la toate actiunile companiei va trebui sa debifezi aceasta caseta. Optiunea „Apare in planificatorul de concedii” include utilizatorul in graficul anului curent, activand setarea si actualizarea automata a zilelor de concediu disponibile si ramase.
  
  
  • 2. Permisiuni Utilizator. In aceasta zona poti alege functiile din platforma CRM la care utilizatorul are acces, indiferent daca este vorba doar de actiunile lui sau de toate actiunile companiei. Poti sa-i dai acces la toate functiile CRM-ului sau doar la o parte din ele.
  
  
  • 3. Accesare Conturi E-mail. Aici bifezi caseta/casetele de e-mail pe care doresti sa le poata accesa utilizatorul. Doar daca folosesti si functia de administrare mail-uri si ai adrese de mail configurate, in caz contract poti sari acest pas.
• Lista utilizatori. Aici poti vizualiza, edita, dezactiva sau sterge conturi de utilizatori din companie.




• Adaugare angajat. Aceasta functionalitate permite introducerea rapida a datelor unui angajat in CRM AMC, pentru evidenta interna si gestionare administrativa. Sunt completate informatii esentiale precum nume, prenume, date de contact, functie, salariu/ora, bonusuri si cheltuieli indirecte. Angajatii adaugati prin aceasta sectiune nu primesc automat cont de acces in platforma, datele fiind utilizate exclusiv pentru organizare, raportare si management intern.

Lista de concedii este sectiunea dedicata in care utilizatorii isi pot inregistra cererile de concediu si pot urmari in timp real evolutia acestora, prin statusurile: „in asteptare”, „Aprobat” sau „Respins”.

Planificatorul de concedii reprezinta zona in care utilizatorul isi poate schita un grafic general al zilelor libere, avand ulterior posibilitatea de a transforma aceste simulari direct in cereri active de concediu.

Fiecare adresa de e-mail adaugata poate fi accesata din CRM AMC. In MailBox se preiau toate mesajele din adresa de e-mail selectata, permitand astfel organizarea si gestionarea mesajelor intr-un singur loc. Mesajele primite pe adresa accesata vor fi afisate cate 10 pe pagina. Aveti posibilitatea sa marcati orice mesaj ca fiind citit/necitit, sa il mutati in alt folder (Arhive/Ciorne/Spam/Gunoi/Inbox) sau sa il etichetati in functie de prioritati (Important/De facut/Mai tarziu/Personal/Serviciu).

Mai mult, toate mesajele primite pot fi citite, puteti vizualiza atasamentele, trimite un raspuns, redirectiona catre alta adresa de email, imprima mesajul sau chiar sterge. Pentru a usura gasirea unui mesaj, aveti posibilitatea de a-l cauta utilizand campul de cautare din dreapta sus.

Compunerea si trimiterea mesajelor este simpla, doar accesati Mailbox->Compune si introduceti datele dorite: Destinatarul, CC, BCC, Subiect si Mesaj. Daca aveti atasamente de adaugat, puteti incarca documente de pana la 25MB si trimite sau salva in ciorne, daca este cazul.

Pentru a nu pierde evenimente importante, CRM AMC permite adaugarea notificarilor intr-un calendar personal pentru fiecare utilizator. Pentru a adauga un eveniment puteti accesa Calendarul, apoi dati click pe Adauga Eveniment. In fereastra deschisa, puteti alege data si ora evenimentului, adauga un titlul, iar pentru o identificare mai usoara, puteti conecta evenimentul cu un client sau furnizor existent, daca este cazul.
Optional poti alege sa primesti notificare pe mail in ziua evenimentului sau cu o zi inainte de acesta.

O alta configurare disponibila in calendar este posibilitatea de a adauga o cerere de concediu. Utilizatorul poate selecta tipul de concediu dorit (odihna, medical, fara plata, zile libere, zile libere platite, concediu exceptional, de studii sau altele), urmand sa specifice angajatul beneficiar, precum si perioada exacta prin selectarea datelor de inceput si de sfarsit.

Optional poti alege sa primesti notificare pe mail in ziua evenimentului sau cu o zi inainte de acesta.

Platforma CRM AMC iti ofera posibilitatea de a adauga serviciile companiei tale si de a le conecta cu anumiti clienti. Serviciile sunt structurate astfel incat sa poti genera diverse comparatii, analize, rapoarte sau oferte. Detaliile importante despre servicii si preturile acestora pot fi descarcate in format PDF si Excel folosind optiunile din capul tabelului din Lista de servicii.
Pentru a reduce timpul necesar adaugarii serviciilor, puteti introduce mai multe randuri doar apasand butonul +. Pentru a defini un serviciu/produs, aveti nevoie de Numele Serviciului/Produsului, Cod Identificare produs, Descriere, Pret, Perioada (valori predefinite: saptamana/luna/an/unic). Serviciile sunt globale si pot fi atribuite clientilor in aceeasi stare sau personalizate in functie de client.

Serviciile sunt utilizate in sectiunile Clienti/Furnizori si Ofertare. Acestea pot fi alocate furnizorilor si clientilor. Pentru fiecare serviciu/produs alocat unui client, aveti posibilitatea de a modifica pretul si de a adauga observatii pentru cazul in care doriti ca un anumit serviciu sa fie vandut cu preturi diferite pentru clienti diferiti. Modificarea pretului unui serviciu/produs este individuala si nu presupune schimbarea datelor din produsele/serviciile initiale gasite in Lista Servicii din Servicii Clienti.
Serviciile/produsele pot fi atasate ofertelor create pentru diferiti clienti.

Scopul CRM-ului creat de AMC WEBSOFT SRL este de a usura munca companiilor mici si mijlocii, ajutandu-le sa se dezvolte mai rapid si eficient. Va oferim posibilitatea de a adauga fiecare client potential in sectiunea Clienti potentiali -> Adauga client potential. Adaugarea unui client potential este simpla si rapida. Am automatizat procesul de adaugare, dumneavoastra nu trebuie decat sa scrieti CUI-ul unei companii/institutii, iar noi preluam toate datele publice ale acesteia si le punem intr-un formular. In pasul urmator, dumneavoastra trebuie sa verificati datele introduse si sa completati cu informatiile lipsa, ca: Numarul de telefon al persoanei de contact, adresa de e-mail s.a.m.d. Puteti adauga si observatii pe care doar dumneavoastra le puteti vedea si website-ul/urile companiei respective.

In Lista Clienti potentiali sunt afisati toti clientii potentiali ai companiei dumneavoastra.
Tabelul contine link-uri rapide precum website-ul companiei respective, notitele adaugate, ofertele create. Daca clientul potential are un numar de telefon valid puteti apela direct din aplicatie sau trimite mesaj pe whatsapp folosind iconitele din zonele Mobil/Whatsapp. Adaugand un e-mail valid al firmei respective puteti trimite mesaje folosind adresa de e-mail cu care v-ati conectat la pasul Accesare conturi E-mail. Editarea unui client potential se poate face din Actiuni -> Editeaza sau facand click pe numele acestuia.

Pentru ca tot sistemul nostru functioneaza pe baza e-mailului adaugat, ne-am gandit sa usuram procesul de adaugare clienti. Cererile noi de oferta trimise pe e-mailul dumneavoastra pot fi marcate ca fiind de la Clienti Potentiali. in corpul mesajului primit, dati clic pe Transforma in client potential. Odata introdus in lista de Clienti Potentiali, acestuia i se poate emite o oferta. Daca oferta este acceptata, il puteti transforma in Client Activ. De asemenea, actiunea este reversibila, profilul putand fi reasociat oricand ca client potential.

-> Trimite E-mail

Daca ati configurat e-mailul companiei dumneavoastra puteti trimite e-mailuri fiecarui client potential accesand Trimite e-mail din Administrare client.
Se va prelua automat adresa de e-mail principala a companiei. Serviciul Trimitere e-mail va permite sa adaugati CC si BCC, subiect, mesaj si atasamente (dimensiunea maxima a atasamentelor sa nu depaseasca 25MB).

-> Crearea unei oferte

O functionalitate importanta oferita de aplicatia CRM AMC este crearea ofertelor. Aceasta va scapa de nenumaratele foldere si fisiere de pe desktop, oferind avantajul ca documentele generate sunt stocate pe serverele noastre si sunt accesibile de oriunde si oricand. Astfel, puteti urmari cu usurinta care oferte au fost trimise clientilor si care nu. Puteti opta pentru crearea unei oferte noi sau pentru editarea unei oferte existente.

Ofertele personalizate pot fi trimise oricarui client adaugat in lista de clienti. Sunt disponibile trei sabloane predefinite. O oferta contine date despre firma dumneavoastra, logo-ul acesteia si informatiile ofertei. Pentru a usura procesul de creare a unei oferte, va oferim posibilitatea de a adauga serviciile atribuite fiecarui client.

Pentru detalii complete despre noile instrumente de optimizare a vânzarilor in platforma, va invitam sa accesati sectiunea „Clienti -> Administrare clienti”.

Atasarea unui serviciu in oferta: Pentru a atasa un serviciu sau produs in oferta dumneavoastra, trebuie sa dati click pe butonul Adauga servicii/produse. in casuta nou deschisa, selectati din lista de produse si apasati pe Adauga. Serviciile afisate in lista nu sunt cele atribuite fiecarui client, deoarece ele trebuie acceptate prin contract inainte de a le adauga in lista.

In modulul de ofertare a fost integrata functia de incarcare documente PDF. Aceasta optiune va permite sa pastrati toate fisierele relevante, precum scanari, anexe sau specificatii tehnice, centralizate direct in CRM, eliminand riscul pierderii informatiilor prin e-mail-uri sau foldere locale si facilitand accesul rapid al intregii echipe la documentatie.

Pentru a sustine fluxul de lucru al afacerii dumneavoastra, am implementat optiuni de stocare scalabile. in functie de necesitati, puteti opta pentru pachete de 3 GB, 6 GB sau 10 GB per companie, asigurandu-va astfel spatiul necesar pentru arhivarea in siguranta a tuturor documentelor importante.

Ofertele salvate se gasesc in sectiunea Lista Oferte din Administrarea Clientului. Acestea au statusul Netrimis, nu se trimit odata apasat butonul Salveaza.

-> Adauga notite

Folositi butonul Adauga notite pentru cientii potentiali. De exemplu: de revenit cu un apel in data de ...

-> Lista evenimente

In administrarea unui client se pot vizualiza/adauga evenimente care sunt in stransa legatura cu clientul respectiv. Lista evenimentelor este conectata cu un calendar universal al aplicatiei. Aici puteti adauga evenimente pe o anumita data si ora din viitor cu anumite mentiuni (de exemplu: “De trimis oferta”).
Toate evenimentele adaugate tuturor clientilor/furnizorilor se pot vizualiza in Calendar.

-> Lista sarcini

In sectiunea „Sarcini” din fisa de gestionare a unui client veti putea vedea toate sarcinile asociate clientului respectiv ( de exemplu „De trimis documentele X” ), data adaugarii impreuna cu statusul acestora (de exemplu „Alocat”)..

-> Transforma in client

In momentul in care un client potential este de acord cu oferta propusa puteti sa-l transformati in Client si sa continuati administrarea acestuia cu generare de contracte, emitere facturi si incasari.

-> Creeare comanda

Noua functionalitate asigura o interconectare fluida intre clienti, oferte, contracte si facturi, oferind trasabilitate completa si un control riguros asupra fiecarei tranzactii. Din momentul inregistrarii unei comenzi, puteti monitoriza si actualiza in timp real etapa de procesare a acesteia, utilizand statusurile: „Noua”, „Confirmata”, „in lucru”, „Finalizata” sau „Anulata”.

Important: Din modulul de Comenzi, administratorul poate genera instantaneu factura sau contractul aferent. in momentul emiterii acestor documente, sistemul realizeaza automat conversia entitatii din „Client Potential” in „Client Activ”, asigurand astfel actualizarea bazei de date fara interventie manuala.

1. Automat. Adaugarea automata a unui client potential este simpla si rapida. Aceasta se face din e-mailul companiei integrat in platforma CRM AMC. Deschideti mailul din platforma si apasati butonul Transforma in Potential Client. Datele clientului potential vor fi preluate automat din e-mail, iar descrierea din e-mail va fi copiata in zona Observatii a clientului potential.

2. Manual. Adauga fiecare client potential in sectiunea Clienti Potentiali->Adauga Client Potential. Adaugarea unui client potential este simpla si rapida. Daca este persoana juridica trebuie doar sa introduceti CUI-ul companiei, iar noi preluam toate datele publice ale acesteia si le punem in formular. In pasul urmator, dumneavoastra trebuie sa verificati datele introduse si sa completati cu informatii lipsa, precum: Numarul de telefon al persoanei de contact, adresa de e-mail, .... Puteti adauga si observatii pe care numai dumneavoastra le puteti vedea si website-ul/urile companiei respective.
Daca este vorba despre o persoana fizica datele se introduc manual in formular.

Important:Modulul de gestionare a clientilor a fost extins cu functionalitatea de segmentare pe baza codurilor CAEN.

Noua optiune este integrata atat in interfata de editare manuala a datelor, cat si in modulul de import rapid.

Sectiunea Lista formulare gestioneaza toate formularele definite in CRM AMC si expune informatii esentiale pentru identificare si integrare. Fiecare formular este asociat cu o cheie publica unica, utilizata pentru acces extern si conectare cu aplicatii sau website-uri terte, fara a fi necesara autentificarea in platforma.

Sectiunea Adauga formular permite crearea si configurarea unui formular personalizat pentru colectarea datelor de tip lead, destinat integrarii externe. Formularul poate fi utilizat pe orice website sau aplicatie, iar datele colectate sunt centralizate automat in CRM AMC.
in zona de setari generale se defineste denumirea formularului, optional o adresa de redirect dupa submit (ex. pagina de multumire) si grupa in care vor fi incadrati automat clientii potentiali generati.
Formularul suporta configurare separata pentru:

• 1. Persoane Fizice
• 2. Persoane Juridice

Scopul principal al CRM AMC este de a usura munca companiilor mici si mijlocii in relatia cu clientii si de a le ajuta sa creasca mai rapid.
Va oferim posibilitatea de a adauga fiecare client in sectiunea Clienti->Adauga Clienti. Adaugarea unui client este simpla si rapida. Am automatizat procesul de adaugare, dumneavoastra nu trebuie decat sa scrieti CUI-ul unei companii, iar noi preluam toate datele publice ale acesteia si le punem intr-un formular. In pasul urmator, dumneavoastra trebuie sa verificati datele introduse si sa completati cu informatii lipsa, ca: Numarul de telefon al persoanei de contact, adresa de e-mail s.a.m.d. Puteti adauga si observatii pe care numai dumneavoastra le puteti vedea si website-ul/urile companiei respective.

In Lista Clienti sunt afisati toti clientii companiei dumneavoastra.
Tabelul contine link-uri rapide precum website-ul companiei respective, serviciile atribuite clientului sau alte observatii. Daca un client are un numar de telefon valid puteti apela direct din aplicatie sau trimite mesaj pe whatsapp folosind iconitele din zonele Mobil/Whatsapp. Adaugand un e-mail valid al firmei respective puteti trimite mesaje folosind adresa de e-mail cu care v-ati conectat la pasul Accesare conturi E-mail. Editarea unui client se poate face din Actiuni->Editeaza sau facand click pe numele acestuia.

Pentru fiecare client CRM AMC va pune la dispozitie un panou de administrare continand servicii precum:

Gestionare Client - Trimite E-mail

Daca ati configurat e-mailul companiei dumneavoastra puteti trimite e-mailuri fiecarui client accesand Trimite e-mail din Administrare Client.
Se va prelua automat adresa de e-mail principala a companiei. Serviciul Trimitere e-mail va permite sa adaugati CC si BCC, subiect, mesaj si atasamente (dimensiunea maxima a atasamentelor sa nu depaseasca 25MB).

Important:Modulul de gestionare a clientilor a fost extins cu functionalitatea de segmentare pe baza codurilor CAEN.

Noua optiune este integrata atat in interfata de editare manuala a datelor, cat si in modulul de import rapid.

Gestionare Client - Servicii/Produse

Aveti posibilitatea de a asigna servicii/produse diferite pentru fiecare client din lista dumneavoastra. Daca inca nu ati configurat serviciile/produsele companiei va rugam accesati Servicii/Produse Clienti si consultati instructiunile de la punctul Servicii/Produse. Pentru atribuirea acestora unui client este de ajuns sa bifati casuta corespunzatoare serviciului/produsului ales si sa dati click pe Salveza. Daca pentru un anumit client serviciul selectat are alt pret sau doriti sa adaugati cantitatea ori alte observatii puteti modifica campurile Pret, Bucata, Observatii.

Gestionare Client - Creare oferta

Una dintre functionalitatile oferite de platforma CRM AMC este Crearea unei oferte. Acest lucru va scapa de nenumaratele foldere si fisiere de pe desktop, iar unul dintre avantajele acestuia este ca documentele generate sunt stocate pe serverele noastre, in siguranta, fiind accesibile oriunde si oricand. in felul acesta puteti vedea cu usurinta care dintre oferte au fost trimise catre clienti si care nu. Puteti opta fie pentru a crea o oferta noua, fie pentru a selecta si edita o oferta existenta.

Modulul de ofertare permite acum generarea documentelor in 5 limbi de circulatie internationala: Engleza, Italiana, Franceza, Germana si Spaniola. Suplimentar, aveti posibilitatea de a emite oferte in format bilingv, sistemul afisand simultan textul in doua limbi selectate, de exemplu: Romana + Engleza, facilitand astfel comunicarea cu partenerii externi.

Sistemul asigura traducerea automata a tuturor campurilor standard, precum si a termenilor si conditiilor generale, mentinand in acelasi timp integritatea datelor specifice referitoare la produse si servicii. Aceasta functionalitate garanteaza profesionalismul documentelor emise, indiferent de regiunea geografica a clientului.

Se pot trimite oferte personalizate oricarui client adaugat in lista de clienti. Sunt predefinite trei sabloane. O oferta contine date despre firma dumneavoastra, logo-ul acesteia si informatiile ofertei. Pentru a usura procesul de creare a unei oferte, va oferim posibilitatea de a adauga serviciile atribuite fiecarui client.

Recomandari inteligente prin Agent AI: Direct in fisa de gestiune a clientului, noul agent AI analizeaza automat istoricul produselor detinute si observatiile completate pe profilul acestuia pentru a sugera maximum 3 produse complementare cu probabilitate mare de cumparare. Algoritmul prioritizeaza automat asocierile frecvente si genereaza argumente comerciale personalizate, ajutand operatorul sa plaseze o noua oferta direct din ecranul de management al clientului.

Atasarea unui serviciu in oferta: Pentru a atasa un serviciu sau produs in oferta dumneavoastra, trebuie sa dati click pe butonul Adauga servicii/produse. in casuta nou deschisa, selectati din lista de produse si apasati pe Adauga. Serviciile afisate in lista nu sunt cele atribuite fiecarui client, deoarece ele trebuie acceptate prin contract inainte de a le adauga in lista. inainte de a trimite oferta, se pot atasa prezentari de produs, anexe scanate, fise tehnice sau procese verbale, direct din interfata CRM-ului.

In modulul de ofertare a fost integrata functia de incarcare documente PDF. Aceasta optiune va permite sa pastrati toate fisierele relevante, scanari, anexe, specificatii tehnice, centralizate direct in CRM, eliminand riscul pierderii informatiilor prin e-mail-uri sau foldere locale si facilitand accesul rapid al intregii echipe la documentatie.

Pentru a sustine fluxul de lucru al afacerii dumneavoastra, am implementat optiuni de stocare scalabile. in functie de necesitati, puteti opta pentru pachete de 3 GB, 6 GB sau 10 GB per companie, asigurandu-va astfel spatiul necesar pentru arhivarea in siguranta a tuturor documentelor importante.

Ofertele salvate se gasesc in sectiunea Lista Oferte din Administrarea Clientului. Acestea au statusul Netrimis, nu se trimit odata apasat butonul Salveaza.

-> Creeare comanda

Sistemul asigura o interconectare fluida intre modulele de clienti, oferte, contracte si facturi, garantand trasabilitatea completa si un control riguros asupra fiecarui flux comercial. Odata inregistrata o comanda, aveti posibilitatea de a monitoriza si actualiza in timp real statusul acesteia, parcurgand etapele: „Noua”, „Confirmata”, „in lucru”, „Finalizata” sau „Anulata”.

Important: Din interfata modulului de Comenzi, administratorul poate genera direct factura sau contractul aferent fiecarei solicitari. Aceasta integrare elimina necesitatea reintroducerii datelor si accelereaza procesul de finalizare a vanzarii.

Gestionare Client - Generare Contract

In momentul in care un client este de acord cu oferta propusa si generata la pasul anterior puteti trece la pasul urmator si anume Generarea unui contract. Puteti alege unul dintre cele 3 sabloane noastre de contract pe care le oferim in prezent.
Sablonul I este cel clasic, unde ocumentul va fi completat automat cu date despre compania dumneavoastra precum: Reg.Comertului, CUI, Telefon si E-mail, Numele Companiei, Logo si Semnatura si stampila adaugate in sectiunea Companie->Profil->Date Firma. Corpul contractului contine un text generat automat cu date despre furnizor si beneficiar. Puteti sa editati acest text pentru fiecare contract si sa adaugati alte informatii. Serviciul Generare contract permite inserarea serviciilor/produselor adaugate in aplicatie precum si inserarea drafturilor de contracte salvate in aplicatia CRM.
Sablonul II este un sablon tip tabel, asemenator ca si continut cu Sablonul I, dar ideal pentru situatiile in care numarul de servicii sau produse contractate este mai mare. Acest tip de contract calculeaza automat sumele si permite realizarea legaturii directe cu oferta, comanda sau factura. De asemenea, este foarte important de mentionat ca doar contractul creat cu Sablonul II poate fi transformat cu un singur click in factura fiscala.
Sablonul III este sablonul unui contract bilingv, asemenator ca si continut cu Sablonul I, cu mentiunea ca viitorul contract generat va trebui tradus in limba dorita. In momentul actual, contractele se pot face in urmatoarele limbi: Engleza, Italiana, Spaniola, Franceza si Germana.

In modulul de contractare a fost integrata functia de incarcare documente PDF. Aceasta optiune va permite sa pastrati toate fisierele relevante (scanari, anexe, specificatii tehnice) centralizate direct in CRM, eliminand riscul pierderii informatiilor prin e-mail-uri sau foldere locale si facilitand accesul rapid al intregii echipe la documentatie.

Pentru a sustine fluxul de lucru al afacerii dumneavoastra, am implementat optiuni de stocare scalabile. in functie de necesitati, puteti opta pentru pachete de 3 GB, 6 GB sau 10 GB per companie, asigurandu-va astfel spatiul necesar pentru arhivarea in siguranta a tuturor documentelor importante.

Gestionare Client - Emitere Proforma/Fiscala/Aviz

Inainte sa utilizati serviciul Emite Proforma/Factura trebuie sa aveti setata o data pentru Termen de plata, sau macar o serie si numarul de start si o cota TVA, daca firma dumneavoastra este platitoare de TVA.



Daca nu aveti una dintre setarile mentionate, mai putin termenul de plata, nu puteti emite facturi.
• Pentru informatii despre setarea unui termen de plata puteti accesa: Setari Notificari. Setarea termenului de plata nu este obligatorie, acesta se poate modifica in timpul generarii unei facturi dand click pe iconita de calendar.
• Pentru informatii cu privire la serie si numar accesati: Serie/Nr facturi proforme | Serie/Nr facturi fiscale | Serie/Nr chitante Este important sa aveti cel putin o serie setata pentru fiecare.
• Daca nu aveti atribuite servicii/produse clientului respectiv puteti afla mai multe din: Lista Servicii sau puteti factura servicii/produse globale si se asigneaza automat la client.
• In cazul in care societatea este platitoare de TVA si nu a fost setata cota TVA, accesati: Cota TVA.

Daca toate aceste detalii sunt setate puteti trimite facturi proforme/fiscale clientilor. Termenul de plata este generat automat in functie de numarul de zile pe care l-ati adaugat in sectiunea Companie->Profil->Setari Notificari. Acesta se poate oricand edita, in functie de factura/client.
Serviciile/Produsele apar la inceputul listei atribuite fiecarui client. In cazul in care doriti alta cantitate sau alt pret aveti posibilitatea de a le modifica inainte de emitera facturii. Facturile generate nu se trimit automat.

Factura proforma. Dupa emitere puteti sa o trimiteti direct pe mailul clientului folosind functia Trimite Mail din tabelul Lista Facturi Proforme dand click pe iconita din dreptul facturii proforme pe care doriti sa o trimiteti din coloana Actiuni.In momentul in care ati trimis o factura, aceasta se va marca ca fiind Trimisa.

Factura fiscala. Dupa emitere puteti sa o trimiteti direct pe mailul clientului folosind functia Trimite Mail din tabelul Lista Facturi Fiscale dand click pe iconita din dreptul facturii fiscale pe care doriti sa o trimiteti din coloana Actiuni.Inainte de a trimite factura, se pot atasa prezentari de produs, anexe scanate, fise tehnice sau procese verbale, direct din interfata CRM-ului. In momentul in care ati trimis o factura, aceasta se va marca ca fiind Trimisa.

Aviz insotire marfa. Generarea avizelor de insotire a marfii este acum mult mai simpla. Datele pot fi completate rapid si, in plus, aveti la dispozitie optiunea „Ascunde preturile in aviz” pentru a proteja confidentialitatea comerciala in timpul transportului.

Important: Facturile pot fi generate in 5 limbi de circulatie internationala (Engleza, Italiana, Franceza, Germana si Spaniola), CRM AMC traducand automat toate campurile standard ale documentului. Aceasta functionalitate elimina barierele lingvistice in relatia cu partenerii externi si asigura un aspect profesional al documentelor fiscale.

in cazul tranzactiilor in valuta (EUR, USD etc.), sistemul preia instantaneu cursul BNR al zilei curente. Aceasta automatizare garanteaza precizia calculelor si conformitatea cu reglementarile in vigoare, eliminand necesitatea introducerii manuale a datelor si reducand riscul de eroare umana.

Gestionare Client - Setare Factura Recurenta

Serviciul Factura Recurenta utilizeaza, in mare parte, aceleasi date pe care le foloseste si serviciul Emitere Factura Fiscala.

Ce aduce in plus o factura recurenta sunt: Frecventa si Numarul. De exemplu, daca o factura este setata cu frecventa Lunar, iar numarul este 3, clientul primeste un e-mail cu factura atasata in format PDF in fiecare luna timp de 3 luni. Facturile Recurente se trimit automat pe e-mail la data setata.

Actiuni factura

Se pot efectua o serie de operatii asupra unei facturi emise folosind:

1. Gestioneaza factura permite:

• • anularea facturii
• • stornarea partiala sau totala a facturii. La stornarea partiala se emit doua facturi. Prima factura se va emite cu "-" suma stornata, iar pentru diferenta se emite separat o factura noua. La stornarea totala se emite o factura cu "-" pentru acceasi valoare din factura initiala.
• • editarea facturii
• • vizualizarea facturii
• • descarcarea facturii
• • trimiterea facturii pe e-mail
• • incasarea facturii
• 
  
  
  

  2. Vizualizeaza factura permite deschiderea facturii intr-un tab nou, in format PDF, exclusiv pentru vizualizare.

  3. Descarca factura PDF permite descarcarea facturii in format PDF.

  4. Trimite e-mail factura PDF permite expedierea facturii pe e-mailul clientului. Daca factura a fost trimisa butonul se modifica in Retrimitere e-mail.

  5. Editeaza factura permite modificarea informatiilor facturii, in functie de drepturile si stadiul documentului.

  6. incaseaza factura permite inregistrarea unei incasari pentru factura selectata, totala sau partiala, actualizand automat soldul.

  7. Storneaza factura permite stornarea facturii, integral sau partial, cu generarea documentelor contabile aferente.

  8. Anuleaza factura permite anularea facturii, in conformitate cu regulile fiscale aplicabile.

  9. sterge factura permite stergerea facturilor proforme (numarul NU se recupereaza);
  pentru facturile fiscale, stergerea este permisa doar pentru ultima factura din serie, caz in care numerotarea revine.

  10. e-Factura in SPV permite trimiterea directa a facturii in SPV. Operatia este posibila doar dupa autorizarea CRM AMC in SPV. Pentru informatii privind autorizarea pentru transmiterea facturii in SPV accesati: e-Factura.

  11. Descarca e-Factura XML permite descarcarea facturii in format XML, compatibil cu sistemul e-Factura, pentru incarcare manuala in SPV.

  Gestionare Client - Incasarea facturilor proforme/fiscale

  Prin intermediul platformei CRM AMC incasarea facturilor proforme/fiscale poate fi facuta:
  1. Incasare cu cardul. Daca factura incasata este de tip Proforma, in momentul incasarii se emite automat factura fiscala aferenta si compania primeste un e-mail de informare. Daca este factura fiscala compania primeste doar e-mail de informare.
  2. Incasare prin transfer bancar. In momentul trecerii facturii in statusul incasata se poate nota si numarul ordinului de plata si data incasarii.
  3. Incasare cash (emitere chitanta). In momentul incasarii se alege la Tip plata, Cash si daca optiunea Genereaza chitanta automat este bifata se genereaza chitanta aferenta. Inainte de a trimite chitanta, se pot atasa prezentari de produs, anexe scanate, fise tehnice sau procese verbale, direct din interfata CRM-ului.

  Afiseaza notite / Adauga notite

  Acesta zona din sectiunea client permite afisarea, modificarea, adaugarea notitelor pentru clientul respectiv.

  Lista evenimente

  In adminsitrarea unui client se pot vizualiza/adauga evenimente care au legatura cu clientul respectiv. Lista evenimentelor este conectata cu un calendar universal al aplicatiei. Aici puteti adauga evenimente pentru o anumita data si ora din viitor cu anumite mentiuni (de exemplu: “De trimis oferta”).
  Toate evenimentele adaugate tuturor clientilor/furnizorilor se pot vizualiza in Calendar.

  Contracte/AA/Anexe/PV

  In sectiunea Clienti->Lista clienti->Gestioneaza client->Contracte/AA/Anexe/PV permite generarea automata a contractelor direct din CRM, pe baza datelor existente, eliminand complet redactarea manuala a documentelor.

  Pentru o evidenta clara a stadiului fiecarui contract, sistemul include statusuri dedicate:

  • • Trimis / Netrimis
  • • Semnat / Nesemnat
  • • Expirat
  • • Prelungit
  • • Anulat
  • • Act aditional
  
  

  Din meniul Actiuni, contractul poate fi trimis prin email catre client. Emailul contine un link securizat prin care beneficiarul poate accesa contractul, completa datele necesare si il poate semna, fara a fi necesara autentificarea in platforma.

  Sunt disponibile doua metode de semnare, accesibile direct din email:

  • Semnare olografa, realizata direct in browser, folosind mouse-ul sau ecranul tactil;
  • Semnare digitala, prin mecanisme de semnatura electronica, asigurand validitatea juridica a documentului.
  
  

  Acest flux permite gestionarea completa a contractelor, de la generare si transmitere, pana la semnare si arhivare, intr-un mod rapid si securizat.

Consideram ca este important sa tineti o evidenta a cheltuielilor periodice din compania dumeavoastra, fie ca este vorba despre facturile la curent, ori la internet, chirie sau alte utilitati. De aceea, CRM AMC va pune la dispozitie sectiunea Furnizori. Introducerea facturilor primite este manuala, dar pasii sunt asemanatori cu cei de la sectiunea Clienti. Pentru fiecare factura introdusa, platforma noastra va avertiza cu 7 zile inainte de data scadentei, in cazul in care factura nu este marcata ca fiind platita. De asemenea platforma CRM va avertiza permanent pentru facturile cu termen depasit pana cand factura este marcata ca fiind platita.

Puteti genera cu usurinta rapoarte lunare, trimestriale, anuale sau pe orice perioada de timp doriti pentru o mai buna gestionare a resurselor. Aceste rapoarte se pot exporta in formatul dorit din optiunile afisate (Excel, PDF sau Printare).

Adaugarea unui furnizor este similara cu adaugarea unui Client. Aveti nevoie doar de CUI-ul furnizorului, iar noi preluam toate datele esentiale. In cazul in care observati ca anumite date lipsesc (de exemplu: adresa de e-mail sau numarul de telefon) le puteti completa manual in formularul afisat inainte de salvarea acestuia. Serviciile unui furnizor sunt independente fata de cele de la clienti. Acestea au mai mult rolul de observatii, ele nefiind preluate pe alte documente. Sunt create doar pentru a ajuta la identificarea rolului unui furnizor.

Pentru import rapid, utilizati butonul "Importa furnizori" din partea dreapta sus a paginii. Acesta permite incarcarea unui fisier CSV structurat corespunzator, prin care pot fi adaugati simultan mai multi furnizori, reducand semnificativ timpul necesar introducerii manuale a datelor.

Facturi Furnizori

Introducerea facturilor primite se face fie manual prin adaugarea fiecarei facturi direct in platforma fie prin incarcarea acestora cu ajutorul unui fisier .CSV. Pentru incarcare din fisier este important sa se respecte campurile. Va rugam sa descarcati modelul CSV, folosind butonul "Descarca model CSV", sa completati campurile din tabel si sa-l urcati in platforma folosind butonul "Importa facturi furnizori". Pentru fiecare factura introdusa, platforma noastra va va avertiza cu 7 zile inainte de data scadentei, in cazul in care factura nu este marcata ca fiind platita. De asemenea platforma CRM va va avertiza permanent pentru facturile cu termen depasit pana cand factura este marcata ca fiind platita.

CERINTE pentru fisierul .CSV

• • in coloana Status puneti 1 pentru facturi platite si 0 pentru facturi neplatite
• • respectati formatul de date din model si anume: zz.ll.aaaa
• • moneda o completati astfel: RON, EUR, USD, GBP

Pentru toate datele introduse in platforma noi va generam rapoarte. Astfel, este mai usor de vizualizat cate dintre facturi au fost incasate, ce incasari si cati clienti noi aveti, cate oferte sau facturi sunt emise, ori cate contracte sunt generate. Toate rapoartele se pot genera pe o perioada definita de timp: o data de inceput si o data de sfarsit. De retinut faptul ca la accesarea unui raport este afisata toata perioada.
Atat data de inceput cat si cea de sfarsit se pot edita.

Rapoarte servicii/produse atribuite la clienti/clienti potentiali in platforma CRM AMC

Aici puteti vizualiza serviciile/produsele, atribute clientilor/clientilor potentiali, achizitionate pe o perioada de timp determinata de dumneavoastra.

Rapoarte clienti/clienti potentiali adaugati in platforma CRM AMC

Aici puteti vizualiza clientii/clientii potentiali adaugati pe o perioada de timp determinata de dumneavoastra.

Rapoarte oferte emise prin intermediul platformei CRM AMC

Aici puteti vizualiza ofertele trimise in perioada de timp selectata de dumneavoastra.

Rapoarte contracte generate prin intermediul platformei CRM AMC sau externe

Aici puteti vizualiza toate contractele generate prin intermediul platformei CRM AMC sau externe dintr-o perioada de timp determinata.

Rapoarte facturi primite prin intermediul platformei CRM AMC

Noua optiune „Compara cu perioada anterioara” automatizeaza analiza datelor financiare. Odata activata, sistemul genereaza o comparatie intre perioada selectata si intervalul anterior echivalent, afisand variatiile de valoare in timp real. Butonul este pozitionat in partea dreapta a paginii pentru un acces rapid in timpul consultarii rapoartelor.

Rapoarte facturi emise prin intermediul platformei CRM AMC

Noua optiune „Compara cu perioada anterioara” automatizeaza analiza datelor financiare. Odata activata, sistemul genereaza o comparatie intre perioada selectata si intervalul anterior echivalent, afisand variatiile de valoare in timp real. Butonul este pozitionat in partea dreapta a paginii pentru un acces rapid in timpul consultarii rapoartelor.

Particularitatile facturilor fiscale sunt:
Vizualizare factura PDF
Descarcare factura PDF
Descarcare arhiva e-Eactura din SPV
Factura a fost trimisa in ANAF RO e-Factura cu succes
Factura a fost trimisa in ANAF RO e-Factura. Nu a fost preluata inca. Verificati peste cateva minute.
Factura nu a fost trimisa in ANAF RO e-factura. Prezinta erori de validare. Verificati, remediati si retrimiteti
Permite plata cu cardul online
Factura recurenta (Abonament)

Statusurile facturilor fiscale sunt:
Neincasata
Incasata
Neincasata. Termen depasit.
Factura a fost trimisa clientului pe e-mail
Factura NU a fost trimisa clientului pe e-mail

Rapoarte incasari

Incasarea facturilor proforme/fiscale poate fi verificata in zona Rapoarte -> Incasari.

Noua optiune „Compara cu perioada anterioara” automatizeaza analiza datelor financiare. Odata activata, sistemul genereaza o comparatie intre perioada selectata si intervalul anterior echivalent, afisand variatiile de valoare in timp real. Butonul este pozitionat in partea dreapta a paginii pentru un acces rapid in timpul consultarii rapoartelor.

Statusurile facturilor incasate sunt:
Plata cu cardul: Permite achitarea facturilor rapid si in siguranta, direct din platforma, prin accesarea unui link securizat.
POS: Ofera posibilitatea de a achita serviciile direct la sediul comerciantului, utilizand cardul bancar la terminalul POS.
Transfer bancar: Metoda clasica prin care banii sunt virati direct dintr-un cont bancar in altul.
Cash: Metoda de achitare a facturilor folosind numerar (bancnote sau monede)

Rapoarte plati furnizori pentru facturile existente in platforma CRM AMC (primite prin SPV sau adaugate manual)

Evidenta facturilor primite de la furnizori prin intermediul SPV si a celor adaugate manual poate fi verificata in zona Rapoarte -> Plati furnizori.

Noua optiune „Compara cu perioada anterioara” automatizeaza analiza datelor financiare. Odata activata, sistemul genereaza o comparatie intre perioada selectata si intervalul anterior echivalent, afisand variatiile de valoare in timp real. Butonul este pozitionat in partea dreapta a paginii pentru un acces rapid in timpul consultarii rapoartelor.

Particularitatile facturilor primite de la furnizori sunt:
Factura primita de la furnizor a fost preluata automat din SPV
Descarcare factura PDF primita de la furnizor prin e-Factura
Descarcare arhiva e-Eactura primita de le furnizor din SPV

Statusurile platilor catre furnizori sunt:
Neplatita
Platita
Neplatita. Termen depasit.

Rapoarte activitate utilizatori

Aici, ca administrator, puteti vizualiza activitatea utilizatorilor dintr-o perioada de timp determinata.

Rapoarte facturi proforme emise

Aceasta sectiune permite vizualizarea si analizarea facturilor proforme emise, pe baza unor filtre avansate precum perioada de emitere, client, agent, moneda, categorie sau grupa. Datele sunt afisate centralizat, cu valori detaliate si pot fi exportate in format CSV pentru raportare sau analiza externa.

Rapoarte avize insotire marfa

Sectiunea Rapoarte avize de insotire marfa permite interogarea si afisarea tuturor avizelor de insotire emise, utilizand filtre avansate precum interval de emitere, serie/numar, client, agent, moneda, categorie si grupa. Rezultatele sunt afisate tabelar, cu valori detaliate, si pot fi exportate in format CSV pentru procesare ulterioara in aplicatii externe sau sisteme de raportare.

Descarca automat atat e-Facturile trimise catre clienti (indiferent de programul de facturare folosit pentru emitere) cat si cele primite de la furnizori din Spatiul Virtual Privat de la ANAF.

Descarca automat din SPV facturile trimise catre clienti, indiferent de programul de facturare folosit pentru emiterea acestora, atat in format PDF, cat si in format ZIP. De asemenea, e-Facturile trimise si primite pot fi descarcate fie individual, fie in grup, pe o anumita perioada de timp aleasa de tine.

Descarca automat din SPV facturile primite de la furnizori. De asemenea, e-Facturile primite pot fi descarcate, atat individual cat si in grup, pe o anumita perioada de timp aleasa de tine.

Actiunile asupra e-Facturilor sunt:
Descarca PDF Exporta varianta PDF a e-Facturilor din SPV pentru facturile selectate in pagina curenta.
Descarca ZIP Exporta varianta XML a e-Facturilor din SPV pentru facturile selectate in pagina curenta.

-> NetopiaPayments

Daca doriti ca un client sa poata efectua plata cu cardul este necesar sa aveti un cont de comerciant valid mobilPay. Daca nu detineti un cont mobilPay ne puteti contacta pentru creare, configurare si activare utilizand adresa de e-mail: vanzari@crmamc.ro sau accesati pagina www.netopia-payments.com.
Integrarea platii cu cardul necesita Contul de utilizator, Identificatorul de cont de comerciant si parola contului.
Obtinerea Identificatorului de cont de comerciant se face astfel:
• Accesati admin.netopia-payments.com si va autentificati in cont folosind numele de utilizator si parola.
• In cont accesati Puncte de vanzare -> Vezi Lista Punctelor de Vanzare



• In pagina deschisa este afisata o lista care cuprinde conturile care au fost create. In dreptul contului creat pentru link de plata pe factura accesati butonul SETARI TEHNICE si copiati codul, din dreptul Semnatura:, adica Cheie unica ce identifica punctul tau de vanzare in procesul de plata (cheia este de forma: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX).



• Dupa completarea datelor explicate mai sus in platforma CRM AMC puteti da click pe Salveaza setari.

-> EuPlatesc

Integrarea platii cu cardul EuPlatesc necesita Identificator cont comerciant (MID) si Cheie privata (KEY).
Acestea se obtin de la furnizorul de plata dupa semnarea contractului.

-> Stripe

Important: Asigurati-va ca ati finalizat procesul de „Activate payments” in panoul Stripe. Pana la activarea completa a contului de catre furnizor, platforma nu va putea procesa tranzactii si incasari reale.

Dupa activarea contului Stripe, accesati sectiunea Developers -> API Keys din dashboard-ul Stripe pentru a obtine acreditarile necesare: Cheia Publica (de tipul „pk_live_...”) si Cheia Secreta (de tipul „sk_live_...”).

Pentru finalizarea integrarii, accesati in sistem sectiunea CRM -> Plata cu cardul -> STRIPE, introduceti cele doua chei in campurile corespunzatoare si apasati butonul Salvati setarile. Din acest moment, optiunea de plata cu cardul va deveni activa pentru clientii dumneavoastra.

-> Paypercut

CRM AMC a integrat procesatorul Paypercut, permitand clientilor sa plateasca facturile instant si in siguranta, printr-un singur click pe link-ul generat automat pe documente.

Pentru a face integrarea cu PAYPERCUT, va trebui sa urmati acesti pasi:

1. Daca nu aveti cont creat in platforma Paypercut, primul pas este sa il creati. Daca detineti deja un cont valid, va puteti loga direct in platforma.

2. In meniul principal sau in zona de setari ale contului (Profile/Account Settings), cautati sectiunea etichetata ca Integrari, Chei API sau Setari Dezvoltatori (Developer Settings).

3. In aceasta pagina vor fi afisate cele doua chei necesare pentru conexiunea securizata cu CRM AMC:

    3.1. Cheia Publica (Public Key): Este codul folosit pentru a identifica contul dumneavoastra si poate fi lasat la vedere in scripturi sau interfete.

    3.2. Cheia Secreta (Secret Key): Este codul de securitate care semneaza tranzactiile sau interogarile.

Important: Daca cheia secreta este mascata cu asteriscuri, apasati pe butonul Arata (Show) sau Regenereaza, daca este prima configurare.

4. Puteti reveni in CRM, in pagina de configurare Paypercut, unde completati campurile cu cheile gasite in platforma si salvati modificarile.

RO e-Factura te ajuta in raportarea, stocarea si descarcarea facturilor prin intermediul serverului ANAF. Sistemul RO e-Factura a fost implementat in anul 2022 in relatia B2G si in anul 2024 in relatia B2B pentru o colectare mai eficienta a taxelor si impozitelor, precum si a taxei TVA.

-> Autorizare CRM AMC (AMC Facturare) pentru a trimite facturi prin portalul RO e-Factura din contul CRM AMC

1. Trebuie sa detii un certificat digital calificat.

2. Dupa achizitionarea certificatului digital, FIRMA ta. trebuie sa fie inregistrata in Spatiu Privat Virtual (SPV) in nume propriu sau prin reprezentant legal.

3. Introdu token-ul in calculator si apasa pe butonul "Autorizeaza CRMAMC" din pagina Integrare e-Factura.

4. Alege AM ACCES IN S.P.V. CU CERTIFICAT DIGITAL, apoi Continua

5. Introdu PIN-ul token-ului atunci cand sistemul il solicita si apasa OK.

-> Autorizare CRM AMC (AMC Facturare) pentru a trimite facturi prin portalul RO e-Factura FARA acces in contul CRM AMC

1. NU este obligatoriu sa detii un certificat digital calificat.

2. Apasa pe butonul "Autorizeaza CRMAMC" din pagina Integrare e-Factura si urmareste instructiunile de pe ecran.

3. Alege NU AM ACCES IN S.P.V. CU CERTIFICAT DIGITAL, apoi Continua

4. Alege OBTINE ACCESUL PRIN CONTABIL

5. Copiaza si trimite link-ul de mai jos contabilului tau pentru ca acesta sa autorizeze contul tau in S.P.V.

RO e-Transport simplifica raportarea, obtinerea codurilor ITU si monitorizarea marfurilor direct prin serverul ANAF.

Implementat initial in anul 2022 pentru transporturile de bunuri cu risc fiscal ridicat, sistemul a fost extins in 2024 pentru a acoperi si transporturile rutiere internationale. Rolul sau principal este de a asigura trasabilitatea marfurilor pe teritoriul Romaniei, reducand evaziunea fiscala si eficientizand colectarea taxelor la bugetul de stat.

-> Autorizare CRM AMC (AMC Facturare) pentru a trimite facturi prin portalul RO e-Transport din contul CRM AMC

1. Trebuie sa detii un certificat digital calificat. Exista mai multi distribuitori autorizati: www.certsign.ro, www.digisign.ro, www.alfasign.ro etc.

2. Dupa achizitionarea certificatului digital, FIRMA ta. trebuie sa fie inregistrata in Spatiu Privat Virtual (SPV) in nume propriu sau prin reprezentant legal.

3. Introdu token-ul in calculator si apasa pe butonul "Autorizeaza CRMAMC" din pagina Integrare e-Transport.

4. Alege AM ACCES IN S.P.V. CU CERTIFICAT DIGITAL, apoi Continua

5. Introdu PIN-ul token-ului atunci cand sistemul il solicita si apasa OK.

-> Autorizare CRM AMC (AMC Facturare) pentru a trimite facturi prin portalul RO e-Transport FARA acces in contul CRM AMC

1. NU este obligatoriu sa detii un certificat digital calificat.

2. Apasa pe butonul "Autorizeaza CRMAMC" din pagina Integrare e-Transport si urmareste instructiunile de pe ecran.

3. Alege NU AM ACCES IN S.P.V. CU CERTIFICAT DIGITAL, apoi Continua

4. Alege OBTINE ACCESUL PRIN CONTABIL

5. Copiaza si trimite link-ul de mai jos contabilului tau pentru ca acesta sa autorizeze contul tau in S.P.V.

-> eCommerce

Integrarea "eCommerce – CRM AMC" permite conectarea magazinului online cu platforma CRM pentru preluarea automata a comenzilor si generarea documentelor fiscale. Prin utilizarea unei chei API unice, CRM AMC comunica securizat cu magazinul tau WooCommerce, eliminand complet introducerea manuala a datelor. Odata generata, factura este transmisa automat inapoi in contul clientului din platforma e-commerce. in aceasta sectiune este afisata cheia API curenta, necesara configurarii pluginului WooCommerce. Cheia poate fi copiata sau regenerata oricand, caz in care va fi necesara actualizarea acesteia in plugin pentru mentinerea conexiunii. Pluginul AMC Facturare pentru WooCommerce, disponibil pentru descarcare, permite:

• Transmiterea automata a comenzilor catre CRM AMC.
• Generarea facturilor direct din CRM.
• Sincronizarea clientilor si a datelor de facturare.
• Control centralizat asupra documentelor fiscale.

-> SMSense

Integrarea "SMSense" permite configurarea serviciului de trimitere SMS prin intermediul platformei SMSense, utilizand autentificare bazata pe token API. Sistemul iti permite sa comunici in doua moduri principale: fie legat de sarcini specifice, precum mementouri, statusuri sau confirmari unde iti poti seta singur mesajul, fie catre grupuri intregi de clienti pentru campanii, anunturi si notificari de masa. Integrarea asigura comunicarea securizata dintre CRM AMC si serviciul extern de mesagerie.
In aceasta pagina poate fi vizualizat tokenul API curent, utilizat pentru autorizarea cererilor de trimitere SMS. Tokenul poate fi inlocuit doar prin introducerea unui token nou, cel existent ramanand activ pana la salvarea modificarilor.
Campul Expeditor defineste numele afisat ca sender pentru mesajele SMS trimise, iar Mesajul implicit permite setarea unui continut standard, utilizat automat in lipsa unui mesaj personalizat. Lungimea mesajului este limitata conform standardelor SMS. Pentru mesajele individuale urgente, se pot expedia notificari direct de pe telefonul personal printr-un simplu click pe pictograma SMS, metoda care nu consuma creditul din platforma SMSense.
Dupa salvarea configuratiei, CRM AMC poate utiliza serviciul SMSense pentru trimiterea notificarilor si mesajelor automate, fara configurari suplimentare.

-> Targetare.ro

Pentru a activa aceasta functionalitate, este necesar sa detineti un cont valid pe platforma Targetare.ro.

Integrarea va permite sa selectati exact endpoint-urile pe care doriti sa le apelati in momentul interogarii unui CUI. Astfel, puteti automatiza preluarea directa in CRM a datelor esentiale: numere de telefon, adrese de e-mail sau numele administratorului. Retineti ca fiecare apel efectuat in sistem va fi taxat ca o interogare in contul dumneavoastra Targetare.ro.

Accesati Integrari -> Export contabilitate.

Export SAGA - exporta facturile emise intr-un fisier .XML formatat special pentru a permite importul ulterior in programul de contabiliate SAGA. Selectati perioada de timp pentru care doriti exportul si apasati butonul Export SAGA.

Export NextUP (CIEL) - exporta facturile emise intr-un fisier .XLSX formatat special pentru a permite importul ulterior in programul de contabiliate NextUP. Selectati perioada de timp pentru care doriti exportul si apasati butonul Export CIEL.

Export facturi emise ContWin (Petrescu) - exporta facturile emise intr-un fisier .CSV formatat special pentru a permite importul ulterior in programul de contabiliate ContWin. Selectati perioada de timp pentru care doriti exportul si apasati butonul Export ContWin.

Export incasari ContWin (Petrescu) - permite exportarea tuturor incasarilor inregistrate in CRM AMC intr-un fisier .CSV, structurat conform cerintelor de import ale programului de contabilitate ContWin (Petrescu Windows). Selectati perioada de timp pentru care doriti exportul si apasati butonul Export ContWin.

-> Sarcini unice

Acum poti trasa sarcini pentru utilizatorii platformei CRM AMC din compania ta si poti urmari statusul lor. Poti da o sarcina unui utilizator sau la mai multi in acelasi timp. La fiecare sarcina apare un istoric referitor la editari si se pot pune si observatii daca este cazul. Fiecare utilizator va fi informat pe e-mailul setat in platforma cu o zi inainte si in ziua inceperii sarcinii.

in cadrul sectiunii Lista sarcini utilizatori, din meniul de Actiuni aferent fiecarei sarcini, este disponibila optiunea de trimitere SMS catre client, permitand notificarea rapida a acestuia fara a parasi platforma

-> Sarcini recurente

O parte din sarcini trebuie facute la un anumit interval. Pentru a castiga timp sistemul CRM AMC iti permite, acum, sa setezi sarcini recurente pentru colegii tai. Sarcinele pot fi setate doar de administratorul contului si de persoanele care au acces de deplin la actiunile administratorului.
Sarcinile recurente se transforma automat in sarcini unice in data setata pentru emitere.

Programul de fidelizare "Invita prietenii" te ajuta sa-ti maresti perioada de abonament in platforma CRM AMC fara sa platesti. Poti invita maxim 5 prieteni in acelasi timp, introducand adresele de mail in casetele care apar la apasarea butonului . Dupa completarea adreselor de mail ale prietenilor pe care doresti sa-i inviti sa foloseasca CRM-ul apasa butonul Trimite invitatie.